Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, werkzaamheden en overeenkomsten tussen Flowgen AI, KvK-nummer 95561072 (hierna: “Flowgen AI”), en haar opdrachtgevers (hierna: “Opdrachtgever”).

Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

1. Offertes en overeenkomst

1.1. Flowgen AI brengt een offerte uit waarin scope, werkzaamheden, verwachte levertijd, onderhoud (indien van toepassing) en vergoeding staan omschreven. Alleen hetgeen in de offerte is opgenomen maakt deel uit van de overeenkomst.

1.2. Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 14 dagen, tenzij anders vermeld.

1.3. De overeenkomst komt tot stand bij schriftelijke (waaronder per e-mail) acceptatie van de offerte of wanneer Flowgen AI met instemming van Opdrachtgever aanvangt met de werkzaamheden.

1.4. Wijzigingen of aanvullingen op de scope gelden als meerwerk en worden uitsluitend uitgevoerd na schriftelijk akkoord.

2. Uitvoering van werkzaamheden

2.1. Flowgen AI verricht werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen. De overeenkomst betreft een inspanningsverplichting en uitdrukkelijk geen resultaatsverplichting.

2.2. AI-oplossingen zijn afhankelijk van externe factoren zoals:

• Externe AI-modellen (bijv. OpenAI, Anthropic, Groq)

• Datakwaliteit

• Integraties met derde systemen

• Beschikbaarheid van API’s

Flowgen AI garandeert geen specifieke prestaties, foutloosheid, nauwkeurigheid of bedrijfsresultaten.

2.3. Flowgen AI behoudt zich het recht voor om gebruikte AI-modellen, prompts of technische architectuur te wijzigen indien dit technisch, commercieel of juridisch noodzakelijk is.

2.4. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige aanlevering van correcte en rechtmatig verkregen data en systeemtoegang. Vertragingen of fouten hierin kunnen leiden tot uitstel of meerwerk.

2.5. Flowgen AI mag derden (subverwerkers of technische partners) inschakelen en blijft verantwoordelijk voor de uitvoering richting Opdrachtgever.

3. Gebruik en beperkingen AI-systemen

3.1. AI-oplossingen leveren probabilistische uitkomsten. Output kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn.

3.2. De AI-oplossing mag niet worden gebruikt voor:

• Medische diagnoses

• Juridisch bindend advies

• Financiële of investeringsbeslissingen zonder menselijke controle

• Andere bedrijfskritische toepassingen zonder aanvullende validatie

3.3. Opdrachtgever blijft volledig verantwoordelijk voor beslissingen op basis van AI-uitkomsten.

4. Meerwerk

4.1. Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope worden als meerwerk beschouwd en apart gefactureerd.

4.2. Flowgen AI informeert Opdrachtgever vooraf indien meerwerk dreigt en vraagt schriftelijk akkoord.

5. Oplevering en acceptatie

5.1. Opgeleverd werk wordt geacht aanvaard te zijn indien Opdrachtgever niet binnen 5 werkdagen schriftelijk gemotiveerde bezwaren indient.

5.2. Redelijke feedback binnen scope wordt verwerkt. Aanvullende wensen gelden als meerwerk.

6. Prijzen en betaling

6.1. Alle prijzen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld.

6.2. Flowgen AI kan een aanbetaling verlangen alvorens werkzaamheden starten.

6.3. Facturen dienen binnen 14 dagen te worden voldaan.

6.4. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Flowgen AI mag werkzaamheden opschorten en wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen.

6.5. Vorderingen tot schadevergoeding vervallen 12 maanden na het ontstaan daarvan.

7. Intellectuele eigendom

7.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op ontwikkelde code, prompts, AI-architectuur, templates, modellen, documentatie en systemen blijven bij Flowgen AI.

7.2. Na volledige betaling verkrijgt Opdrachtgever een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie voor intern gebruik.

7.3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan om de oplossing te kopiëren, reverse-engineeren, doorverkopen of buiten de overeengekomen context te gebruiken.

7.4. Flowgen AI behoudt het recht om kennis, generieke onderdelen en concepten te hergebruiken.

7.5. Overdracht van intellectuele eigendom kan uitsluitend plaatsvinden tegen aanvullende schriftelijke overeenkomst en aanvullende vergoeding.

8. Data & AVG

8.1. Opdrachtgever blijft eigenaar van alle aangeleverde data.

8.2. Opdrachtgever garandeert dat aangeleverde data rechtmatig is verkregen en verwerkt conform de AVG.

8.3. Indien Flowgen AI persoonsgegevens verwerkt, doet zij dit uitsluitend in opdracht van Opdrachtgever en conform de geldende privacywetgeving.

8.4. Indien wettelijk vereist sluiten partijen een separate verwerkersovereenkomst.

8.5. Flowgen AI is niet aansprakelijk voor claims voortvloeiend uit onrechtmatig aangeleverde data.

9. Portfolio en promotie

Flowgen AI mag geleverde werkzaamheden (anoniem of met toestemming) gebruiken voor portfolio en promotie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

10. Aansprakelijkheid

10.1. Flowgen AI is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van opzet of grove nalatigheid.

10.2. Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende werkzaamheden is gefactureerd.

10.3. Flowgen AI is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade

• Gevolgschade

• Gederfde winst

• Gemiste besparingen

• Onjuiste AI-uitkomsten

• Modelwijzigingen of prijsstijgingen van externe providers

10.4. Bij uitval of wijzigingen van externe AI-modellen of infrastructuur is Flowgen AI niet aansprakelijk.

11. Onderhoud & doorlopende dienstverlening

11.1. Indien onderhoud is overeengekomen, omvat dit monitoring, bugfixes, modelupdates, promptoptimalisatie en advies.

11.2. Onderhoud betreft een inspanningsverplichting. Geen garantie op uptime of responstijden tenzij schriftelijk overeengekomen.

11.3. De onderhoudsovereenkomst heeft een initiële looptijd van 3 maanden en wordt daarna stilzwijgend verlengd per maand.

11.4. De onderhoudsvergoeding is maandelijks vooraf verschuldigd.

11.5. LLM-kosten van externe providers worden 1-op-1 doorbelast aan Opdrachtgever, vermeerderd met een beheerfee van 15% tenzij anders overeengekomen.

11.6. Bij beëindiging levert Flowgen AI binnen 30 dagen een export van Opdrachtgever-specifieke data in gangbaar formaat. Proprietary prompts en architectuur blijven eigendom van Flowgen AI.

12. Opzegging

12.1. Opdrachtgever kan een opdracht tussentijds beëindigen. Reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten worden volledig vergoed.

12.2. Voor doorlopende overeenkomsten geldt een opzegtermijn van 1 maand.

13. Overmacht

Flowgen AI is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder begrepen storingen, ziekte, cyberincidenten, uitval van externe modellen, overheidsmaatregelen of netwerkstoringen.

14. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Flowgen AI gevestigd is.